Header

Privacyverklaring

GDPR: Nieuwe privacywetgeving, van 25 mei 2018, voor de verwerking van persoonsgegevens

Wandelclub Beernem vzw

Ons website-adres is:
https://www.wandelclubbeernem.be.

P R I V A C Y
V E R K L A R I N G

 Ons beleid inzake het gebruik van uw persoonsgegevens.

Algemeen.

Wandelclub Beernem vzw hecht bijzonder veel belang aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we u de nodige informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij houden ons in alle gevallen aan de Europese regelgeving ter zake, zoals voorzien in de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG– maar beter gekend als GDPR (General Data Protection Regulation).

Wat zijn de kernprincipes van de privacywetgeving :

PROPORTIONALITEIT:

We moeten kunnen aantonen waarom we bepaalde gegevens opvragen. We kunnen niet zomaar gegevens opvragen omdat we die “misschien ooit wel eens nodig zouden kunnen hebben”.

Deze nieuwe wet beschermt alle gegevens die iets over u als persoon zeggen:

voorbeeld: uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, gsm-nummer, rijksregisternummer, geboortedatum, foto.

LEGALITEIT:

We moeten aan wettelijke vereisten voldoen als we gegevens verzamelen.

TRANSPARANTIE:

We informeren de mensen waarvoor we hun gegevens zullen gebruiken.

Hoe worden die gegevens beschermd?

De belangrijkste regel is dat wij uw gegevens niet zomaar mogen verzamelen en gebruiken. Dit kan enkel voor specifieke, in de wet vastgelegde doelen. Wij mogen enkel gegevens verzamelen als dat effectief nodig is voor een goede dienstverlening en we moeten duidelijk aangeven waarom we deze gegevens verzamelen.

Welke rechten hebt u zelf?

Iedereen die gegevens van zichzelf prijsgeeft, krijgt door de GDPR belangrijke rechten.

Zo hebt u altijd het recht om navraag te doen welke gegevens er worden bewaard, hoe die werden verzameld, wat er mee gebeurt, waarom ze worden gebruikt en hoe lang ze worden bewaard.

U kan ook altijd vragen om die gegevens te verbeteren of om ze te laten wissen. U kan dus bijvoorbeeld altijd vragen dat een website uw foto offline haalt.

Wat als de regels niet worden gerespecteerd?

Wanneer u vermoedt dat uw gegevens worden misbruikt of u geen antwoord krijgt op uw vragen, dan kan u contact opnemen met de ”Gegevens beschermingsautoriteit”
(Drukpersstraat 35, 1000 Brusselwww.gegevensbeschermingsautoriteit.be)

– de vroegere Privacycommissie. Wie de regels niet respecteert, riskeert een boete.

Privacyverklaring.

Je persoonsgegevens worden verwerkt door Wandelclub Beernem vzw, Hommels, 4 8730 Beernem : ondernemingsnummer 0420.176.977.
Website: www.wandelclubbeernem.vzw – e-mailadres: info@wandelclubbeernem.be

Lid van de federatie Wandelsport Vlaanderen vzw onder het clubnummer 5009.

Deze gegevens hebben wij nodig voor het ledenbeheer en de organisatie van onze activiteiten op basis van een contractuele relatie als gevolg van je inschrijving en voor direct marketing (om je op de hoogte te houden van onze activiteiten) op basis van ons gerechtvaardigd belang om sport aan te bieden.

 

Indien je niet wil dat wij jouw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, volstaat het dit mee te delen op info@wandelclubbeernem.be of via een schrijven gericht aan Wandelclub Beernem, Hommels, 4 8730 Beernem.

Via voornoemde adressen kan je ook altijd vragen welke gegevens wij over je verwerken of om bepaalde gegevens aan te passen, te verbeteren of te wissen.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Wandelclub Beernem vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om algemeen te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Wandelclub Beernem vzw (uitvoering overeenkomst).
  • Het verzenden van het ledenmagazine (gerechtvaardigd belang).
  • Het versturen van uitnodigingen aan de bestuurders en de medewerkers (gerechtvaardigd belang).
  • Het vermelden van familienieuws in ons ledenmagazine door de leden zelf doorgegeven (ondubbelzinnige toestemming).
  • Het vermelden van de naam van de nieuwe clubleden in het ledenmagazine (gerechtvaardigd belang).
  • Het bijhouden van de inschrijvingen en/of betalingen voor ledenfeest en andere activiteiten binnen de clubwerking (gerechtvaardigd belang).
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang).
  • Het bijhouden van de wandelprestaties van de leden (gerechtvaardigd belang).
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
  • Het bijhouden van de boekhoudkundige geschriften (wettelijke verplichting).
  • Het bijhouden van de inschrijvingskaarten van de wandelingen voor de verzekering (contractuele verplichting).
  • Het bijhouden van financiële rekeningnummers met het oog op betaling (contractuele verplichting).

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen voor deze doeleinden de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer,
    e-mailadres, nationaliteit, lidnummer bij de federatie Wandelsport Vlaanderen vzw. .
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : Rijksregisternummer.
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum.
  • Functie binnen de club.
  • Uitzonderlijk de kledijmaat indien een kledijstuk wordt geschonken.

We gebruiken de verzamelde gegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Wie verwerkt de gegevens bij ons?

  • Bestuursleden van de vereniging.
  • Webmaster.

Verstrekking aan derden.

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken voor zover dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • het registreren van het lidmaatschap (Wandelsport Vlaanderen);
  • het verzenden van mededelingen door de federatie (Wandelsport Vlaanderen);
  • het afsluiten van een ongevallenverzekering (Wandelsport Vlaanderen);
  • het beoordelen van subsidieaanvragen (Gemeente Beernem);
  • het huldigen van verdienstelijke bestuursleden of leden (Wandelsport Vlaanderen).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar wanneer daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Beeldmateriaal en foto’s.

Het recht op afbeelding is een recht waarbij voor elke menselijke afbeelding, maar ook voor het gebruik van die afbeelding, toestemming vereist is van de afgebeelde persoon.

Dit betekent dat de persoon zelf die afgebeeld wordt, de enige is die kan beslissen of van hem of haar een afbeelding mag genomen worden.
De toestemming is dubbel: er is de toestemming om een afbeelding te nemen, vervolgens is een nieuwe toestemming vereist om de genomen afbeelding te verspreiden.

Bij een gerichte afbeelding wordt iemand gericht en duidelijk herkenbaar in beeld genomen (een geposeerde foto, een close-up beeld,…)
Voor niet gerichte beelden, waarbij men niet de bedoeling heeft om iemand duidelijk in beeld te brengen, is geen toestemming nodig.

Bewaartermijn.

Gegevens moeten voor de kortst mogelijke tijd worden opgeslagen. Voor de berekening van die periode moet rekening worden gehouden met de redenen waarom onze wandelclub de gegevens dient te verwerken en met eventuele wettelijke verplichtingen om de gegevens gedurende een vaste periode te bewaren (voorbeeld : boekhouding).

Wandelclub Beernem vzw verbindt zich ertoe de persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging van de gegevens.

  • Alle personen die namens Wandelclub Beernem vzw, van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Beernem, 30 januari 2019.